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不要让你的电子邮件偷走你的时间!



指南:普通上班族每天在电子邮件上花费28%的工作时间。换句话说,如果您每周工作50个小时,则需要14个小时来处理您的电子邮件。事实上,有些时候是完全浪费的。采取更有效的治疗可以节省宝贵的时间,提高工作效率。

如果你想尝试一种不愉快的经历,你可以阅读着名的儿童书《亚历山大和糟糕透顶的一天》(亚历山大和可怕,可怕,不好,非常糟糕的一天)。亚历山大和他的家人去了爸爸的办公室接他,那里有很多麻烦。但今天的读者觉得最奇怪的是爸爸办公桌的插图。有电话,文件,书籍,但没有电脑,因为朱迪思维斯特的书最早出版于1972年。

因此,我们知道,在1972年,办公室工作人员不会花一点时间在电子邮件上。然而,四十年过去了,现在,查看电子邮件已成为工作的代名词,甚至似乎是我们的整个工作和生活。

2012年7月,麦肯锡全球研究院的“社会经济”报告指出,28%的普通知识工作者在工作时间处理电子邮件。如果您每周工作50小时,则意味着处理电子邮件需要花费14个小时。麦肯锡的报告显示,通过利用社交协作平台,员工可以将电子邮件处理的效率提高25%-30%,从而节省约7%-8.5%的时间用于其他工作。但是,如果您的公司不打算在这些平台上花钱,本文将提供一些可操作的方法,以便您不会花太多时间在电子邮件上:

1.取消邮件订阅。

在分析了500万封电子邮件后,电子邮件管理服务提供商Baydin发现平均每天收到的电子邮件用户平均有147封邮件,其中71封(48%)被删除。每次删除平均需要3.2秒。这听起来不是很多,一天4分钟,但如果你每周删除350封电子邮件,则需要20分钟,全年最多可增加16小时。或许,我们可以从另一个角度来看待它:根据美国时间使用调查,6岁以下的已婚父亲平均每天有2.4分钟为已婚父亲。常规电子邮件用户删除电子邮件所用的时间。要摆脱收件箱带给您的麻烦,您必须取消您不会阅读的列表并停止订阅任何商业信息。

2.停止使用该文件夹。

卡内基梅隆大学的一篇论文指出,32%的电子邮件用户同意一句话:“一旦我阅读了这些信息,我会立即将其归类为一个文件夹。”分类似乎非常有效,但Baydin首席执行官Alexdin认为,当您将来需要再次发现消息时,您会发现基于不同项目或联系人创建文件夹是效率最低的方式,即使您依赖对你自己时间的模糊记忆,收件箱中滚动的效率也要高得多。如果要清空收件箱,可以创建“存档”文件夹,但如果需要查找信息,可以使用邮箱的搜索功能。

3.在正确的时间发送电子邮件。

根据Baydin的分析,普通电子邮件用户每天会写40条消息,但如果没有人阅读它们,它们就没有效果。例如,摩尔发现早上六点发送的信息比之后随时发送的信息更容易打开。此外,午餐后也是阅读信息的小高潮。他说:“如果你想让某人做某事,你的血糖升高的可能性就越大,你实现目标的可能性就越大。”

4.不要经常检查您的电子邮件。

《18分钟法则:心无旁骛,做正确的事》(18分钟:找到你的焦点,掌握分心并完成正确的事情)Peter Bregman认为,经过一代人的努力,处理电子邮件的时间已从零增长到个人时间。 28%,这是有原因的。他说:“因为电子邮件会产生有效工作的错觉,所以特别容易分心。”例如,您应该专注于提出提案,但您不想这样做。所以,你跑去检查你的收件箱。他说:“如果看电视没有受到惩罚,你也可以去看电视,而不是写一个提案。但你不能看电视,所以你跑去检查你的电子邮件。”有更好的解决方案吗?是的,这是批处理方法。 Bregman每天查看三次电子邮件,发现这种方法每周可以节省多个小时。他说:“没有人抱怨我没有及时收到回复。”如果您一天三次都没有看到它,您可以尝试每小时检查一次,专心工作40分钟,然后处理收件箱20分钟。通过这种方式,您会发现您的工作效率将大大提高。

译者:刘金龙/王伟

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