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我看到了收集文件的使用



我看到了收集文件的使用

作者:未知

馆藏的使用是档案馆的主要任务之一,也是档案工作的重要指标。在新的经济社会发展时期,馆藏档案的使用发生了深刻的变化,主要表现在:一是从原来的单一工作转变为社区的普遍使用;第二,用户数量急剧增加。以此档案为例。 2010年,1931次访问被用于访问档案。 2017年,参观人数达到3,848人。第三,过去单位使用的档案数量变为多个档案。以上三个主要变化对使用该案件提出了新的要求。如何充分挖掘馆藏档案信息资源,为社会各界提供及时,准确,高效的档案信息,最大限度地发挥档案的使用价值,是档案馆面临的一项紧迫任务。根据实际经验和对我馆藏使用的深入思考,我认为应该做到以下几个方面。

1.丰富档案信息资源,有效改善馆藏档案结构

建立档次齐全,结构合理,管理科学,内容丰富的馆藏系统是档案工作发展的方向。档案的数量,结构和内容直接决定档案的作用,地位和利益,并确定档案信息资源的使用。工作范围。

(1)拓宽渠道,扩大档案馆藏

随着经济和社会的发展,对档案的来源,渠道,类型,数量和使用提出了新的要求。档案必须适应新形势的需要,合理制定档案接收计划,扩大档案验收范围。除依法收到过期文件外,电子文件,民生档案,企业档案和重要的二级机构档案也应纳入验收范围。同时,对于该地区的一些重大活动和重大活动,档案部门应主动跟进,积极参与,直接将形成的档案送入图书馆,为档案的使用提供丰富的信息资源,并有效地更改集合的单个文件结构。不能满足目前的需求情况,更方便更多的用户咨询。

(2)加强指导,提高档案备案水平

在实际工作中,由于基层单位和部门档案的不稳定,人员频繁变动,业务不熟悉,出现了失灵现象。这要求档案管理部门加强对单位档案的归档指导,业务培训和观察练习,确保在单位年度归档时收集所收集的资料,并将归档资料按时归档。同时,严格要求,如果档案材料不完整,不完整,不符合有关规定,坚决回归整改,直至达到标准,保证卷材质量。(3)完善档案管理机制,推动档案管理实施

要与各有关部门协调,广泛宣传各种形式的档案法规,使这些法律法规可以转化为社会成员的自觉行为规范,规范档案馆的使用。要加强和完善档案馆藏功能,形成规范,科学,合理的运行机制,防止未经授权的延期和截获档案。有必要规范应根据法律法规和必要的行政手段移交给图书馆的文件流程。要加强档案资源的安全管理,采用符合安全体系的标准化技术和管理措施和手段,确保档案信息的存储,传输和利用的安全性。要加强检查评估,发挥积极的激励作用,不断推进档案的科学规范和升级。

二是全面应用信息技术,完善获取和利用系统

随着信息技术的飞速发展,其主导作用越来越明显。在这种背景下,档案工作只能通过信息技术的快速培训才能实现现代化,更好地服务社会,服务群众。

(1)大力应用信息技术开发管理档案

根据利用率要求的分析,对优先级和数字化的文件进行数字处理,并计划对其进行数字处理。扫描后,它们将用于在线使用。对于尚未数字化的数字文件的批量利用,将建立快速响应机制,以最快的速度组织攻击扫描处理的能力。提供利用率。通过不同的数字方法满足不同的使用需求,可以提供方便快捷的服务,并能有效保护原始文件。

(2)推进数字化进程,建立电子档案

建立覆盖所有档案的文件和目录数据库以及图像数据库,并扫描文档文件,物理文件和视听文件,以实现数字图像和相关目录数据的附加。开发公共目录并使用指南定期披露文件信息。建立信息目录共享平台,实现快速计算机检索,使接收能力能够适应接入要求的增长。

(3)不断丰富文件服务的方法和手段

依靠多元化,人性化的服务,我们将提供现场接待,电话咨询,在线预约,在线访问和定期回访等服务,为社区服务,为人民服务。同时,积极探索海外组织和个人调查和利用工作,适应新形势下开放和档案合作交流工作的需要。三是加强档案工作者的能力培养,提高档案开发利用质量

管理人员的关键是管理文件并使用它们。提高档案利用水平的前提和基础是提高档案管理人员的素质。目前,档案管理人员应加强以下三种意识,培养工作能力,提高业务水平。

(1)加强学习意识

过去,档案的使用主要基于传统的手工检索和访问方法。用户数量少,接收量小,工作效率低。随着现代信息技术的应用,馆藏档案的使用已从传统的检索方法转变为现代检索方法。这需要档案管理人员,除了熟练掌握档案专业知识外,还要加强对现代知识的学习,如计算机知识,网络知识,数据库管理知识和电子档案管理知识。只有不断学习和锻炼才能,才能提高工作效率,更好地开发和利用档案信息资源,促进档案利用的现代化。

(2)加强服务意识

收集档案的使用是为了使馆藏档案尽可能为社区提供有效的服务,并充分发挥档案的作用。这就要求档案管理者有意识地培养服务意识,加强服务措施,提高服务水平。首先,要熟悉这个系列。充分熟悉每个组织的组织演变,制度变更,功能任务,文件形成和组织以及利用价值,特别是对于密钥档案的档案,了解用户和提问是更重要的。我立刻想到应该咨询哪一个。对于复杂的问题,我可以理解我应该从整个家庭转移。其次,我们必须做好需求预测。了解档案不同方面和不同时期的需求,重点关注档案信息资源的收集和整合,激活无声档案信息资源,将被动服务转变为主动服务,最大限度地提高档案的访问便利性。第三,我们必须提高收藏的效率。除法律法规另有规定外,每个档案馆应共享档案信息,并进行图书馆间使用服务协作。除了国家机密等特殊情况外,用户还可以向档案馆申请相关文件信息。

(3)增强创新意识职业发展与创新密不可分。提高馆藏和档案的使用和质量也需要创新举措。有必要结合档案的实际情况和社会需求,积极探索档案使用的新途径和新方法。例如,通过新闻发布会,报纸,电视,广播,档案信息网站等,向公众通报开放档案的信息;参与当地文化建设,将书画收藏到图书馆,增强馆藏文化品位;依靠档案,深入探索和整合当地历史,地理,文化,民俗风情等方面的信息,制作电视节目,从档案的角度向广大市民讲解当地的历史文化风俗,进一步扩大宣传渠道,使群众增强认同感,放心信心。只有通过拓宽思路和完成创新文章,收集文件才能生存,发挥并发挥更大的作用。

总之,图书馆档案信息资源的使用是一项长期而艰巨的任务,是实现档案价值的有效途径。在实际工作中,要正确认识采集档案的重要性,运用现代信息技术,使档案信息资源更好地服务于社会发展和经济建设。

(作者:石家庄市鹿泉区档案馆)

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